Scrum – best practice: Die Retrospektive

Die Retrospektive – wie sie dem Team helfen kann, sich zu reflektieren und zu verbessern und die Velocity zu steigern.

Ein sehr essentielles Element von Scrum ist die Retrospektive. Sie bietet dem Scrum Team die Gelegenheit, sich selbst und den vergangenen Sprint zu reflektieren und Ziele zur Verbesserung zu vereinbaren. Es ist eine Rückschau mit einem in die Zukunft gerichteten Blick. Mit Hilfe der Retrospektive kann das Team aus den gemachten Erfahrungen lernen und sich verbessern und dadurch auch die Velocity (Maß für die Menge an Arbeit, die ein Team während eines einzelnen Sprints schaffen kann) steigern. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement wird daher nicht erst nach Projektabschluss reflektiert, sondern nach jedem Sprint.

Die Retrospektive findet nach der Sprint Review statt und stellt den Abschluss des Sprints dar. Bei der Reflektion des vergangenen Sprints bringt jedes Teammitglied seine*ihre Sichtweise mit ein und es werden z.B. die beteiligten Personen, Prozesse, Tools und Abläufe sowie die vereinbarten Ziele aus den letzten Retrospektiven betrachtet. Gut gelaufene Dinge und mögliche Verbesserungen werden identifiziert, um im nächsten Sprint effektiver und befriedigender arbeiten zu können. Außerdem wird ein Plan für die Umsetzung von Verbesserungen erstellt. Die erarbeiteten Maßnahmen und Ziele sollten für jedes Teammitglied gut sichtbar sein und sollten in späteren Sprints als Orientierung für das Team dienen. In einer späteren Retro kann das Team eigenständig prüfen, ob die Maßnahmen/Ziele umgesetzt wurden oder erfolgreich waren. Falls notwendig, kann die „Definition of Done“ angepasst werden. Auch wenn Anpassungen jederzeit vorgenommen werden können, ist die Retrospektive eine formelle Gelegenheit, um den Fokus auf Überprüfung und Anpassung (inspect & adapt) zu legen.

Wie läuft eine Retrospektive ab?

An der Retrospektive nehmen folgende Personen teil:

  • Product Owner
  • Scrum Master
  • Development Team

Nach Möglichkeit sollte die Retrospektive von einem*r Teilnehmer*in moderiert werden. Die Aufgaben sind das Treffen zu organisieren, zu moderieren und die Ergebnisse zu visualisieren.

Zu Beginn begrüßt der*die Moderator*in die Teilnehmenden und es werden die Ziele und Regeln der Retro erläutert. Es wird eine Methode bzw. Fragestellungen festgelegt und den Anwesenden erläutert. Dann erhält jedes Teammitglied einige Klebezettel und (fünf bis zehn Minuten) Zeit, um auf jeden Zettel einen einzelnen Feedback-Punkt aufzuschreiben. Sind alle fertig, stellt jede*r seine*ihre Punkte vor und klebt die Zettel an eine Tafel/Whiteboard/Flipchart. Eine Bewertung durch andere erfolgt nicht, da es ein subjektives Prozess ist.

Als nächstes wird den Ursachen von Problemen und Konflikten auf den Grund gegangen. Dabei sollte nicht nur auf die Symptome geschaut werden. Es müssen die Rahmenbedingungen betrachtet und Problemfelder erkannt werden, um dann mögliche Maßnahmen zu skizzieren.

Anschließend sollen Ziele für den nächsten Sprint vereinbart werden. Dafür kann man die aufgeführten Feedback-Punkte aus dem ersten Schritt nach überschneidenden/zusammengehörenden Themen clustern. Anschließend hat jede*r Teilnehmer*in die Möglichkeit, drei Punkte auf einem der Zettel zu malen, was er*sie für wichtig hält. Dabei ist es auch erlaubt, mehrere Punkte auf einen Zettel zu machen. Danach werden die drei am meisten bepunkteten Zettel genommen und im Team überlegt, welches oder welche zwei dieser Themen als Ziel ausgewählt werden soll. Das können Dinge sein, die bereits gut liefen und beibehalten sollen oder die verbessert werden sollen. Es müssen Maßnahmen festgelegt und dokumentiert werden:
Das Team überlegt gemeinsam,

  • wer für dieses Thema verantwortlich ist, (das heißt nicht, dass der*diejenige das auch durchführen muss, sondern nur, dass er*sie dafür verantwortlich ist, DASS der Punkt bearbeitet wird)
  • wann es eine Rolle spielt, z.B. während eines bestimmten Scrum-Events oder wenn etwas Bestimmtes passiert, und
  • wie die Umsetzung erfolgt.

Die vereinbarten Ziele sollten nach Möglichkeit SMART definiert werden, um sie messbar zu machen und in der nächsten Retrospektive besser überprüfen zu können:

  • S: Spezifisch
  • M: Messbar
  • A: Akzeptiert
  • R: Realistisch
  • T: Terminiert

Zum Abschluss wird ein kurzes Feedback eingeholt, was beim nächsten Mal in der Retrospektive anders gemacht und was beibehalten werden soll.

Was sind essentielle Punkte der Retrospektive?

Positive Grundstimmung und offene Atmosphäre

Wichtig ist, dass die Retrospektive als Element zur Verbesserung angesehen wird, und nicht, um Fehler aufzudecken und die Schuld zuzuweisen. Daher sollte immer eine positive Grundstimmung und eine offene Atmosphäre kreiert werden und jede*r in dieses Treffen mit der Annahme gehen, dass jede*r im Team sein*ihr Bestes gegeben hat. Die goldene Feedback-Regel besagt außerdem, dass man sich mit Respekt und Wertschätzung begegnet. Das liegt in der Verantwortung aller, aber der Scrum Master sollte ein besonderes Augenmerk darauf legen. Er*sie ist auch dafür verantwortlich, dass das Treffen konstruktiv und produktiv ist.

Aktive Teilnahme

Jede*r soll einen aktiven Beitrag leisten. In der Praxis habe ich es als schwierig erlebt, wenn einfach jeder etwas dazu sagen soll, was gut und was schlecht gelaufen ist. Neulinge oder eher introvertierte Personen halten sich dann oft zurück oder werden von Meinungsführer*innen „unterdrückt“ und äußern nicht seine*ihre Meinung und Verbesserungsvorschläge. Ich habe verschiedene Methoden kennengelernt, die ich euch kurz erläutern möchte. Es hilft, eine Methode zur Hand zu haben, denn dann ist es für den*die Einzelne*n einfacher, etwas zu diversen Punkten zu sagen.
Weiterhin sollte beachtet werden, dass jede*r erst etwas aufschreibt, bevor gemeinsam darüber gesprochen wird. Das fördert, dass auch Dinge gesagt werden, zu denen es gegensätzliche Meinungen gibt oder dass nicht der Meinung eines*r Extrovertiertem*n blind gefolgt wird.

Vertraulichkeit

Bei der Retrospektive gilt die Las Vegas-Regel: Was in der Retro passiert, bleibt in der Retro. Nur dann kann ein Vertrauen geschaffen werden, dass jede*r seine*ihre Meinung offen sagen kann und Äußerungen nicht an Außenstehende weitergetragen werden. Ausnahmen können nur gemacht werden, wenn ALLE dafür sind. Die Retrospektive ist ein geschützter Raum.

Welche Methoden zur Umsetzung gibt es?

Methoden zum Feedback Sammeln

Wie bereits erwähnt, können Methoden den Teilnehmenden helfen, ihre Meinung zu äußern und zu allen relevanten Bereichen Feedback zu geben. Dazu wird zuerst das Feedback auf ein Post-it geschrieben und dann beim Zusammentragen auf das Chart geklebt. Sinnvoll ist es, die verwendete Methode immer mal wieder zu wechseln. Zu viel Routine birgt die Gefahr, dass nicht mehr alles angesprochen wird oder immer die gleichen Dinge genannt werden. Jede Methode bietet einen etwas anders gesetzten Schwerpunkt in ihren Fragen. Hier eine kleine Auswahl an Methoden:

Was war gut / was soll verbessert werden

Diese Fragestellung ist sehr gerichtet. Es wird gesammelt, was gut gemacht wurde und was besser gemacht werden könnte. Das ist das einfachste Vorgehen, das sich vor allem für Personen eignet, die auch ohne vielfältige Fragestellung ein ausführliches Feedback geben.

Vier Felder Analyse

Man nimmt vier Bereiche, die betrachtet werden sollen. Das kann beispielsweise sein: „lief gut / fand ich toll“ (Lachender Smiley), „lief nicht gut / macht mich wütend“ (Trauriger Smiley), „Ideen / Verbesserungsvorschläge“ (Glühbirne), „Fragen und Probleme“ (Frage-, Ausrufezeichen), „wen/was ich loben möchte“ (Blumen) usw.

       

Starfish

Mit der Starfish-Methode kann überprüft werden, was gefehlt hat oder was ausprobiert werden soll (START), was beibehalten werden soll (KEEP) und wovon es mehr geben sollte (MORE), aber auch was weniger getan (LESS) und womit aufgehört werden soll (STOP).

Methoden für den Abschluss

Um die Retrospektive abzuschließen und in einen neuen Sprint zu starten, kann ebenfalls eine Methode angewendet werden. Es ist aber auch einfach möglich, die Teilnehmer*innen nach Wünschen und Anregungen zu fragen oder dem Team Danke zu sagen.

Lobrunde zum Abschluss

Aus der Retrospektive soll jeder mit einem positiven Gefühl gehen. Das kann man zum Beispiel mit einer Lobrunde schaffen: die Teilnehmer*innen sollen sich gegenseitig persönliches und ernst gemeintes Lob aussprechen.

Retrospektive der Retrospektive

Nach der kurzen Reflektion zur Retrospektive können die Teilnehmenden zum Abschluss noch ausdrücken, wie sie die Retro fanden, indem mit einem Punktesystem 1-5 oder einer kurzen Runde gesagt wird, ob die Teilnehmer*innen das Meeting eine Zeitverschwendung war (1), die investierte Zeit den Nutzen widerspiegelt (3) oder ob das Meeting sehr effizient und wertvoll war (5). Eine weitere Möglichkeit ist es, zu fragen, mit welchem Gefühl die Teilnehmenden nun aus der Retrospektive gehen bzw. ob sie sich gut (10 Punkte) oder schlecht (0 Punkte) fühlen.

Fazit

Die Retrospektive bietet dem Team die Möglichkeit, sich kontinuierlich zu verbessern und (auch positives) Feedback zu äußern. Auch im Projektgeschäft sollte man sich daher immer genügend Zeit nehmen, um die Retrospektive ernsthaft durchzuführen und die Chance zur Verbesserung wahrzunehmen. Der Scrum Guide empfiehlt bei einem einmonatigen Sprint eine Dauer von drei Stunden. Bei zweiwöchigen Sprints sollten also anderthalb Stunden eingeplant werden.
Auch bei empulse setzen wir Retrospektiven in Projekten erfolgreich ein, um uns ständig zu verbessern.