Halbzeit!
Das sind unsere Intranet-Trends 2021

Unser erstes Thema mag zunächst nicht wie ein neuer Trend klingen, denn mit der Integration von Kollaboration-Tools in Intranet-Systeme mussten sich bereits viele Unternehmen und Projektverantwortliche auseinandersetzen. Doch gerade diese Herausforderung ist präsenter denn je und wird uns auch über 2021 hinaus noch weiter begleiten.

Ein Intranet hat die (wohlgemerkt nicht gerade kleine) Aufgabe, die interne Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen zu stärken. Oftmals gibt es jedoch bereits in den Unternehmen etablierte Kollaborations-Tool wie Microsoft Teams oder andere Anwendungen der Microsoft M365-Suite, die einen zentralen Baustein in digitalen Arbeitsplätzen darstellen. Der Versuch liegt daher nahe, ein Intranet auf Basis von M365 und den darin enthaltenen Tools aufzusetzen und mehr Aufwand in die Nutzung einzelner Anwendungen zu stecken, anstatt in eine komplett neue Intranet-Lösung. Der andere Weg, und hier zeichnet sich für uns ein deutlicher Trend ab, ist die Etablierung eines Intranets, welches diese Kollaborations-Tools in sich integriert. Soll heißen: Kollaborations-Tools wie MS Teams oder Cloud-Datenspeicher wie Sharepoint koexistieren nicht neben der Intranet-Plattform, sondern arbeiten mit dieser Hand in Hand und machen das neue Intranet zu einem einzigen digitalen Ort. Eine integrative Lösung hat noch weitere Vorteile: werden Kollaborations-Lösungen integriert, die bereits im Unternehmen genutzt werden und vielen Mitarbeitenden vertraut sind, kann deren Integration den Adoption-Prozess der neuen Lösung vereinfachen und nimmt Mitarbeitenden die Angst vor dem neuen, großen Unbekannten. Ein weiterer Vorteil liegt in dem verringerten Aufwand für die Migration von Daten, Die stellt bei einer Integration von Kollaborations-Tools keinen großen Aufwand dar, denn die Tools werden „lediglich“ an die Intranet-Lösung angebunden, so dass keine riesigen Datenmengen migriert werden müssen.

Unser Tipp: eine umfassende Analyse von bereits existierenden Tools und wie bzw. ob diese in eine neue Intranet-Lösung integriert werden können, ist dabei der erste wichtige Schritt.

Einen weiteren Trend sehen wir im zunehmenden Bedarf an mobilen Mitarbeiter-Apps. Nicht erst seit der Corona-Krise ist Remote-Arbeit auf dem Vormarsch und wird von Unternehmen stärker gefördert und akzeptiert. „Das Büro“ bleibt immer weniger ein physischer Ort, sondern entwickelt sich mehr und mehr zu einem rein digitalen Arbeitsplatz, der von überall in der Welt zugänglich ist.

Mitarbeitende nutzen oft ihr privates Mobiltelefon für die digitale Zusammenarbeit – ob beim Bearbeiten von E-Mails auf dem Weg ins Büro, unterwegs zum Kunden im Außendienst oder in der Produktion, wo es selten feste Schreibtisch-Arbeitsplätze gibt. Gerade für den Austausch kurzer Nachrichten und für Abstimmungen untereinander oder das Abrufen von Neuigkeiten in der persönlichen Timeline ist die Nutzung von mobilen Endgeräten deutlich gestiegen. Viele Unternehmen haben sogar bereits ein Intranet und möchten im nächsten Schritt ihre Mitarbeitenden auch mobil miteinander vernetzen, ihnen Zugriff auf ihre Dokumente geben, die Erstellung relevanter Inhalte „on-the-go“ ermöglichen und wichtige Ankündigungen übermitteln. Das Ziel: jeder Mitarbeitende, auch ohne festen Arbeitsplatz, soll im Digital Workplace des Unternehmens integriert sein und sich zugehörig fühlen, auch wenn man nur selten bis gar nicht im Büro anwesend ist und wenig persönlichen Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen hat. Für uns ist diese Inklusion aller Mitarbeitenden ganz klar die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung eines Intranets!. Unser Tipp: Sorgen Sie für eine nutzerfreundliche Oberfläche der mobilen App, die übersichtlich gestaltet ist und das Kommunizieren und Arbeiten an einem kleinen Endgerät ermöglicht. Anbieter von Standardlösungen wie z.B. COYO oder Staffbase bieten eine auf ihre Intranet-Lösung perfekt abgestimmte mobile App an.

Auch die sozialen Komponenten, die Social Features, sind als Bestandteile von Intranets an sich nichts Neues. Blogs, Foren und Chat-Funktionen ermöglichen den Nutzern mehr Interaktivität und fördern die digitale Zusammenarbeit. Mitarbeitende sind ständig miteinander in Verbindung, und ihnen wird die Zusammenarbeit in Echtzeit über Abteilungen, physische Räume und Zeitzonen hinweg ermöglicht.

Was ist also neu? Neben den bekannten Social Features wie einer dedizierten Timeline, dem Posten, Liken und Teilen von Inhalten und Notifications, geht der Trend zur individuellen Gestaltung von persönlichen Mitarbeiter-Profilen in Intranets. Auch hier sind Social Media Plattformen das Vorbild: Nutzer sind stolz auf ihre eigene persönliche Marke und Geschichte, die sie auf ihren Profilen mit ihrem Netzwerk teilen. Auch an ihrem Arbeitsplatz, im Social Intranet, können sie ihre persönlichen Nutzerprofile gestalten, Updates teilen (wo sie sich befinden, woran sie gerade arbeiten, aktuelle Projekt und Erfolge) und ihre Expertise für spezifische Unternehmens-Prozesse oder Fachbereiche zeigen. Sie können ihre persönlichen Beiträge und Inhalte sogar analysieren und sehen in Echtzeit, wie stark die Kollegenbeteiligung- und Interaktion ausfällt. Um es plastischer zu machen: „Ihr Post hat x Likes von Kolleg:innen erhalten und wurde von x Personen gesehen“. Detaillierte, personalisierbare Mitarbeitenden-Profile liegen für uns stark im Trend und sind nicht selten Diskussionsgegenstand in unseren Projekten. Sie fördern zusätzlich zu anderen Social Features das Engagement der Nutzer, die sich dadurch noch mehr mit ihrem Unternehmen, ihrer Community, verbunden fühlen.

Ein weiterer Vorteil von Social Freatures ist ein vereinfachter und schnellerer Intranet-Einführungsprozess. Die Integration von Funktionen, die Ihren Mitarbeitern vertraut aus anderen sozialen Netzwerken vertraut sind und deren Umgang für sie komfortabel ist, wird sie dazu bringen, das Intranet häufig zu nutzen und somit den Intranet-Einführungsprozess und die Adoption voranzutreiben. Mit der Akzeptanz der Mitarbeitenden gegenüber der neuen Lösung steht oder fällt der Projekterfolg!

Unser Tipp: Gamifizieren Sie die Gestaltung der Nutzerprofile – z.B. könnten die ersten 10 komplett ausgefüllten Profile einen Preis erhalten – das schafft Anreize und garantiert Interaktion!

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