Eierlegende Wollmilchsau oder übersichtliche Plattform?
Empfehlungen für die Digital Workplace Integration

Der Digital Workplace ist längst nicht mehr nur ein Trendbegriff. Um konkurrenzfähig zu bleiben, sind Unternehmen aktuell (und nicht erst seit Corona) gezwungen, Arbeitsplätze zu digitalisieren. Nur wer für moderne und attraktive Arbeitsplatzstrukturen gesorgt hat, kann im Kampf um die besten Talente und Nachwuchskräfte heutzutage noch mithalten.

Der erste Schritt in Richtung des Digital Workplace ist in vielen Unternehmen die Einführung einer Kommunikations- & Kollaborationsplattform, wie zum Beispiel einer Intranetlösung. Doch in den meisten Unternehmen gibt es viele bestehende, historisch gewachsene Anwendungen und Prozesse. Dann stellt sich die Frage: Wie integriere ich diese Anwendungen in eine (neue) moderne Digital Workplace Lösung?

Platzhirsch Microsoft 365: Anwendung oder Lösung?

Wenn es um wichtige und häufig genutzte Anwendungen geht, steht Microsoft Office bei vielen ganz oben auf der Liste. Logisch, denn als Produktivitätstool ist Microsoft aus der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken. Mit der Erweiterung des Office Pakets um Sharepoint, Yammer und Teams bietet Microsoft aber auch Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten, die den Vergleich mit einer dedizierten Intranetlösung nicht scheuen müssen. Hierbei sind zwei Ebenen zu unterscheiden: Zum einen die Unternehmensebene – über alle Mitarbeiter und Abteilungen hinweg. Und zum anderen die Ebene der Abteilungen und Projektteams.

Auf der Abteilungsebene steht die Kollaboration im Vordergrund. Hierfür bietet Microsoft mit Produkten wie Teams und Sharepoint entsprechende Lösungen, die sehr gut funktionieren und auch die Kommunikation untereinander vernünftig abbilden. Bei der unternehmensweiten Kommunikation stoßen diese Tools jedoch an ihre Grenzen. Hier braucht es eine Plattform, zu der alle Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugang haben, auf der relevante Informationen z.B. top-down geteilt werden.

So schön die Vielfalt der Microsoft 365 Anwendungen ist, sie kann den Anwender auch überfordern. Denn nur weil es solche Tools gibt, heißt das nicht, dass jeder Mitarbeiter weiß, wo er sie findet und wie er sie anwendet. Mit einem Portal kann man den Mitarbeitern einen übersichtlichen und stark personalisierten Einstieg bieten, der kuratierte Informationen und nur die Tools anzeigt, die der einzelne Mitarbeiter wirklich für seine Arbeit benötigt.

Zusammenarbeit mit Tools von Microsoft

Wenn der Berg zum Propheten kommt

In vielen Unternehmen sollen nicht nur „klassische“ Produktivitätstools integriert werden, sondern es gibt weitere, zentrale Prozesse und Anwendungen, die bestmöglich in ein modernes Digital Workplace Konzept integriert werden wollen. Learning Management System, IT-Service-Management oder Personalmanagement - die Anforderungen sind je nach Unternehmen sehr verschieden. Aber auch hier kommt es wieder auf die Unterscheidung zwischen Kommunikation bzw. Information und Kollaboration/Zusammenarbeit an.

Nehmen wir einmal das Beispiel des Schichtplans. Der HR-Manager wird sich in der Regel direkt im HR Management System anmelden. Er muss intensiv mit dem Tool arbeiten und bei der Schichtplanung Krankmeldungen, Urlaubszeiten und mehr berücksichtigen. Diese Details sind für den einzelnen Mitarbeiter irrelevant. Er möchte lediglich wissen, wie seine Schichten eingeteilt sind. Diese Information kann gut über eine Plattform wie das Intranet geteilt werden.

Natürlich kann jeder Mitarbeiter auch direkt das HR-System und seinen Schichtplan aufrufen, wenn er das möchte. Das Intranet ist aber eine große Unterstützung. Gibt es keine Plattform, muss der Mitarbeiter wissen, welche Information er in welcher App bzw. auf welcher Seite findet. Das Intranet stellt somit ein Angebot da: hier kommen die Anwendungen zum Nutzer.

Picken Sie sich die Rosinen raus

Integration wichtiger Anwendungen mit Plugins

Welche Anwendungen wie tief integriert werden, ist immer sehr stark von den individuellen Bedürfnissen im Unternehmen abhängig. Häufig fährt man mit einem „Best of Breed“-Ansatz sehr gut. Das heißt, wichtige Anwendungen, deren Funktionsumfang sich bewährt hat, werden mit einer einfachen Brücke, wie zum Beispiel einem Button oder Link angebunden und dann außerhalb des Intranets verwendet. Optimalerweise wird beim Absprung die Option zum Single Sign On gegeben.

Alternativ können über eine API oder ein Plugin bereits erste Inhalte der Anwendung im Intranet dargestellt werden. Dieses Vorgehen eignet sich besonders, wenn für die Anwender die Informationsbeschaffung im Vordergrund steht. Bei Handlungsbedarf kann dann zur jeweiligen Anwendung gewechselt werden.

Ist die eigentliche Anwendung hingegen sehr komplex, macht es eventuell Sinn einen vereinfachten Prozess im Intranet abzubilden und so die direkte Arbeit mit der Anwendung zu vereinfachen. Auch nach einer intensiven Analyse kann die Entscheidung, welche Anwendungen wie tief integriert werden, oft nicht vorab getroffen werden. Dann hilft es, zunächst die Basics einzubinden und bei weiterem Integrationsbedarf nachzurüsten.

Fazit: Bitte keine eierlegende Wollmilchsau!

Es gibt natürlich Ausnahmen, aber in den allermeisten Fällen lohnt es nicht, die eierlegende Wollmilchsau zu planen und alle bestehenden Anwendungen im Intranet nachzubauen. Vielmehr kommt es darauf an, wichtige Anwendungen zu identifizieren und in einem agilen Prozess zu integrieren. Eine der wichtigsten Anwendungen in vielen Unternehmen ist die Office Suite von Microsoft. Trotz der vielen guten Anwendungen ist Microsoft 365 nicht die optimale Plattform für den Einstieg in den Digital Workplace. Dedizierte Intranet Lösungen bieten hier bessere Möglichkeiten, um relevante Informationen zu teilen und benötigte Anwendungen sinnvoll anzubinden und übersichtlich darzustellen.

Über den Autor

Karen Böhnke

Karen Böhnke ist Marketing Managerin bei der empulse und verantwortlich für Blog, Social Media und Newsletter. Mit ihrer Erfahrung aus dem Marketingmanagement-Studium und dem e-Commerce versteht sie die Bedürfnisse der Kunden und sorgt für spannende Inhalte.

Digitalisieren Sie
Ihr
Unternehmen
mit den Besten.

Adresse

empulse GmbH
Gürzenichstr. 27
50667 Köln