Coronavirus als Katalysator für den Digital Workplace – Teil 1

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für standortunabhängiges Arbeiten zu stellen

Das Coronavirus verändert zusehends den Arbeitsalltag von immer mehr Menschen. Zahlreiche Unternehmen schränken Geschäftsreisen ein oder schicken ihre Mitarbeiter ins Home-Office. So ließ beispielsweise die Europäische Zentralbank ihre Belegschaft am Montag (09.03.2020) testweise von zu Hause arbeiten.1 Diese Vorsichtsmaßnahme diene als Test für die Belegschaft und die Infrastruktur. Zwar habe die Zentralbank umfangreiche IT-Kapazitäten, aber für den Fall, dass die rund 3700 Beschäftigten wegen des Coronavirus im Home-Office seien, sollte der massenhafte Zugriff von außen vorab getestet werden.

Die Europäische Zentralbank hat aufgrund der vielen internationalen Kontakte sicherlich einen ungleich höheren Gefährdungsstatus, aber auch auf kleinere Unternehmen könnten in Folge der aktuellen Corona-Epidemie noch einige Herausforderungen zukommen. Unternehmen sollten daher ein tragfähiges Home-Office Konzept sowie die nötige Hard- und Software-Infrastruktur haben, um auch längere, unfreiwillige Phasen der Heimarbeit sinnvoll überbrücken zu können.

Sollten Sie noch kein ausgefeiltes Konzept oder die erforderlichen digitalen Lösungen haben, nehmen Sie die möglichen Folgen des Coronavirus zum Anlass, um sich mit den Voraussetzungen für standortunabhängiges Arbeiten zu beschäftigen.

Der Digital Workplace als Grundlage für standortunabhängiges Arbeiten

Der Grundgedanke des Digital Workplace ist, alle technischen Möglichkeiten auszuschöpfen, um die Beschäftigten bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Dabei werden die Ziele Informationsaustausch, Prozessoptimierung, Qualitätssicherung und Mitarbeiterzufriedenheit verfolgt. Der Digital Workplace ist also eine der Grundvoraussetzungen für standortunabhängiges Arbeiten, da die Mitarbeiter eines Unternehmens (zu Hause und vor Ort) die Möglichkeiten haben, miteinander zu kommunizieren, sich zu vernetzen und zusammenzuarbeiten.

Im Zuge der Corona-Epidemie ist das Thema Home-Office natürlich in aller Munde, aber nicht nur aus diesem Grund ist es lohnend, sich intensiv mit dem Digital Workplace zu befassen. In vielen Unternehmen fressen eingefahrene Praktiken, wie die Versionskontrolle von Dokumenten, die Isolierung des Informationsaustauschs (auch bekannt als E-Mail-Versand), das Hüpfen zwischen lokalen Festplatten und der Cloud und ähnliche Tätigkeiten wertvolle Arbeitszeit. Laut Gartner Research verbringen Mitarbeiter 61 Prozent ihrer Zeit mit der „Verwaltung“ der Arbeit und nur 39 Prozent mit der eigentlichen Arbeit.2 Der moderne Arbeitsplatz bietet das Potenzial, die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität zu erhöhen. Um dies zu erreichen, muss die Nutzung der digitalen Infrastruktur sowie von digitalen Lösungen und Plattformen zur neuen Norm werden. Am Ende dieser Transformation steht ein einheitliches digitales und menschliches Arbeitsumfeld, das gleichzeitig ein unglaubliches Mitarbeitererlebnis bietet – ein Social Intranet.

Welche Anforderungen muss der Digital Workplace im Unternehmen erfüllen?

In der Regel hat eine Firma ein Problem und möchte als Lösung eine Software einführen. Diese wird dann evaluiert, das bestmögliche Produkt ausgewählt und eingeführt. Beim Digital Workplace ist die Situation häufig umgekehrt: Es wird, beispielsweise vom Einkauf oder der IT-Abteilung, eine Software vorgegeben, und dann werden viele Stunden vergeudet, um die enthaltenen Tools und Möglichkeiten auszuprobieren. So führt die Verbreitung von Einzelanwendungen und stückweisen digitalen Lösungen häufig dazu, dass der zersplitterte Arbeitsplatz noch weiter aufgefächert wird.

Anderseits neigen wir dazu, bei der Auswahl von Anwendungen komplexe Technologien mit Optionen, Funktionen, Modulen und Add-Ons auszuwählen und zu implementieren, die niemals verwendet werden. Sie sollten also versuchen, darauf zu achten, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht von den unendlichen Möglichkeiten und komplexen Features ablenken lassen. Oftmals ist es ratsam ein neues Intranet zunächst nur mit einigen wenigen, personalisierten Anwendungen aufzusetzen und Stück für Stück zu erweitern. Verlieren Sie daher nie aus den Augen, wofür Ihr Unternehmen die Technologie benötigt. Vielleicht fragen Sie auch Ihre Mitarbeiter direkt, welche Anwendungen häufig genutzt werden oder besonders beliebt sind. Das Ziel eines jeden Digital Workplace ist es, den Mitarbeitern die digitale Infrastruktur bereitzustellen, die sie brauchen, um ihre beste Arbeit zu leisten. Der Weg dahin ist für jedes Unternehmen sehr individuell und sollte in Ruhe und eventuell mit externen Partnern ausgearbeitet werden. Bevor einzelne Lösungen implementiert werden, sollte ein tragfähiges Gesamtkonzept und Anforderungsprofil erstellt werden.

Digital Workplace auf Basis von Office365

Ein ähnliches Phänomen lässt sich beim Stichwort Office 365 beobachten. Da in dem Gesamtpakt eine Vielzahl an Lösungen und Anwendungen enthalten ist, wird überlegt, wo und wie man diese einsetzt und welches Problem sie lösen sollen. Vorrangig ist Office 365 eine Sammlung von Applikationen des Anbieters Microsoft, die in der Cloud verfügbar sind. Microsoft hat in den letzten Jahren stark in die Cloud investiert und ankündigt, den Support für OnPremise-Lösungen zu reduzieren und gegebenenfalls sogar ganz einzustellen. Daher stehen viele Unternehmen, die etablierte Standards wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Skype weiterhin nutzen wollen, kurz vor dem Umstieg auf Office 365 oder haben diesen Schritt bereits vollzogen. Im Office 365 Paket sind, neben bekannten Klassikern, aber auch weitere Tools zur Kollaboration und Kommunikation enthalten, so dass sich Unternehmen die Fragen stellen, ob bestehende Applikationen abgelöst werden können, wie die neuen Tools im Unternehmensumfeld eingesetzt werden können und ob und wie mit Office 365 ein modernes Intranet abgebildet werden kann.

Die Office 365 Anwendungen im Detail

Für die Nutzung als Social Intranet bietet Microsoft die Applikationen Yammer, Teams und SharePoint.

  • Yammer ist ein Tool für soziale Netzwerke und Zusammenarbeit, in etwa wie ein Facebook-Newsfeed für Unternehmen. Prinzipiell stellt Yammer mit seinen Social-Features einen wichtigen Baustein für die interne Kommunikation dar. Der Fokus liegt allerdings klar auf einer Bottom-Up-Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Möglichkeiten zur Top-Down Unternehmenskommunikation gibt es nicht. Zudem steht das Tool recht isoliert da, weil es dem Nutzer bemerkenswerter Weise kaum Schnittstellen zu anderen Tools der Office 365-Welt.

  • SharePoint war von Microsoft ursprünglich zur Ablage und zum Austausch von Dateien und Dokumenten geplant und nimmt heute am ehesten den Platz eines klassischen Intranets ein. Nach dem bewährten Baukasten-Prinzip können Seiten in verschiedenen Hierarchien für Gruppen und Teams erstellt werden. Ein großer Nachteil ist die mangelnde Benutzerfreundlichkeit: Für verschiedene Zwecke muss der Benutzer in andere Tools wechseln und hat Schwierigkeiten wieder zurück zu navigieren.

  • Teams ermöglicht eine schnelle Kommunikation zwischen Mitgliedern und den Austausch von Informationen und Dokumenten. Zudem kann es mit anderen Tools verknüpft werden. Besonders in der Kommunikation zwischen kleineren Gruppen zu einem bestimmten Zweck oder während der Laufzeit eines Projektes hat Teams seine Stärken. Zur organisationsweiten (Top-Down) Kommunikation oder für den Austausch zwischen Standorten ist Teams hingegen nicht geeignet, da Kanäle in Teams ab einer gewissen Mitgliederzahl sehr unübersichtlich werden und man wissen muss, wen man ansprechen möchte, um die entsprechenden Kollegen in einem Kanal zusammenbringen.

Von guten Einzellösungen zum tragfähigen Gesamtkonzept

Auf den ersten Blick scheinen sich Yammer, Teams und SharePoint Online gut zu eignen, um ein modernes Social Intranet abzubilden, doch bei genauerer Betrachtung offenbaren sich einige Schwächen. Eine der größten Hürden bei der Nutzung von Office 365 als Social Intranet ist der Einstieg für die Benutzer und das User Engagement. Da sich die Tools in ihren Funktionen teilweise überlappen, steht der Mitarbeiter oft vor der Frage, welches Tool er wofür benutzen soll. Dadurch und aufgrund der Komplexität der Tools entsteht ein erhöhter Schulungsaufwand, der mit weiteren Kosten verbunden ist.3 

Eine Zielgruppe, die zudem von Microsoft stark außer Acht gelassen wird, sind die mobilen Nutzer. Die Tools der Office-365-Welt wurden nicht mobile-first entwickelt, so dass das Nutzungserlebnis für Mitarbeiter ohne stationären Arbeitsplatz beschränkt ist – nicht zuletzt, weil der mobile Nutzer keine zentrale (Intranet-) App als Startpunkt hat, sondern eine Vielzahl von Einzel-Apps, die er separat aufrufen muss. Die Antwort auf die Nachteile und Lücken, die ein Intranet auf Basis von Office 365 aufwirft, ist eine intelligente und nutzerfreundliche Einbettung in eine dedizierte Social-Intranet-Lösung. Das Social Intranet ist dann der Einstiegspunkt in den Digital Workplace, wo alle Mitarbeiter starten, um sich über die Neuigkeiten im Unternehmen zu informieren, nach Dokumenten zu suchen oder sich unternehmensweit auszutauschen. Die Kollaboration auf Abteilungs- und Projektebene hingegen könnte zum Beispiel in Teams stattfinden. Als zentrale Dateiablage könnte SharePoint Online dienen, während öffentliche Dokumente über das Intranet auffindbar wären oder sogar prominent zur Verfügung gestellt werden könnten. Das Social Intranet und Office 365 stehen dabei nicht in Konkurrenz zueinander, sondern ergänzen sich perfekt. Durch Schnittstellen können SharePoint Online, Produktions-Tools wie Word, Excel, PowerPoint und Kommunikationstools wie Outlook und Microsoft Teams intelligent in das Social integriert werden, um die Stärken beider Plattformen für alle Mitarbeiter nutzbar zu machen.

Ob die Tools der Office 365 Suite für Ihr Unternehmen das Richtige sind, können Sie jetzt übrigens unverbindlich testen. Denn als Reaktion auf die Ausbreitung des Corona-Virus, bieten Microsoft und Google ihre Profi-Tools für einen Testzeitraum von 6 Monaten gratis an.4 So schützen Sie ihre Mitarbeiter und können deren digitale Zusammenarbeit von zu Hause aus – zumindest auf Einzelapplikationsebene – sowie die Akzeptanz der verwendeten Tools unter „Ernstfallbedingungen“ sinnvoll testen.

Fazit: Der Digital Workplace ist nicht nur in Zeiten des Corona Virus ein relevanter betriebs- und volkswirtschaftlicher Faktor

Die anhaltende Corona-Epidemie liefert einen Anstoß, um die nötigen Voraussetzungen für standortunabhängiges Arbeiten zu schaffen. Ein gut gestalteter Digital Workplace stellt sicher, dass relevante Inhalte über optimale (und sichere) digitale Kanäle bereitgestellt und ausgetauscht werden. Dadurch wiederum verbessert sich die Nutzungserfahrung und das Engagement der Mitarbeiter. Das gilt natürlich nicht nur für den Zugriff von außen, sondern auch für ein produktives Arbeiten am Unternehmensstandort.
Es ist also sinnvoll, unabhängig von den aktuellen Entwicklungen des Corona-Virus, in die nötige Hard- und Software-Infrastruktur zu investieren, da ein moderner Arbeitsplatz die Zusammenarbeit fördert und die Produktivität erhöht. Gute Intranet-Lösungen bieten intuitiv bedienbare Plattformen für Inhalte und Applikationen und sind effektive Motoren für Kommunikation, Kollaboration und Innovation in Organisationen. Als gute Ausgangsbasis für den Digital Workplace steht in vielen Unternehmen Office 365 zur Verfügung. Für einige Anforderungen und Aufgaben eines Social Intranets bietet Office 365 gute, aber zum Teil isolierte Einzellösungen. Empfehlenswert ist es daher für die meisten Unternehmen, eine dedizierte, also als solche auch konzipierte Intranet-Lösung, zu nutzen und gegebenenfalls Applikationen der Office 365 Suite darin zu integrieren. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass die neue Intranet-Lösung sinnvoll mit der bestehenden IT-Landschaft verknüpft wird.

Fehlt Ihnen ein schlüssiges und kalkulierbares Konzept, um Ihre Arbeitsplätze zu vernetzen oder neue Software-Lösungen zu implementieren? Wir beraten Sie gerne!

Über den Autor

Karen Böhnke

Karen Böhnke ist Marketing Managerin bei der empulse und verantwortlich für Blog, Social Media und Newsletter. Mit ihrer Erfahrung aus dem Marketingmanagement-Studium und dem e-Commerce versteht sie die Bedürfnisse der Kunden und sorgt für spannende Inhalte.

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