Coronavirus als Katalysator für den Digital Workplace – Teil 2

Können die Erfahrungen mit Homeoffice in der Corona Krise zu einer nachhaltigen Veränderung von Arbeitsweisen und Geschäftsmodellen beitragen?

Während der Corona Pandemie ist „Social Distancing“ das Gebot der Stunde, und viele Unternehmen sind kollektiv ins Homeoffice gezogen. Seit Beginn der Lockerungen - in NRW sind kleinere Geschäfte seit dem 20. April wieder geöffnet - stellen sich viele Arbeitnehmer die Frage, wann sie wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können. Laut einer Umfrage (der Jobplattform StepStone)1 halten viele Führungskräfte ab Mai eine Rückkehr ins Büro für möglich. So gaben 79 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass es moralisch vertretbar sei, die Arbeit ab Mai wieder in die Firmen zu verlegen. Zudem haben fast 60 Prozent dafür bereits einen Plan vorbereitet.

Aber was passiert nach der Rückkehr ins Büro? Welche Erfahrungen haben wir im Homeoffice gemacht, die wir im Arbeitsalltag nicht missen möchten? Können wir aus der Corona Krise etwas lernen und unsere Arbeitsabläufe nachhaltig anpassen?

Corona katapultiert Deutschland ins digitale Zeitalter

Auch wenn die Folgen der Corona Pandemie für die deutsche Wirtschaft noch nicht in allen Einzelheiten absehbar sind, zeigt sich schon jetzt, dass viele Unternehmen im Kampf um ihre Existenz verstärkt digitale Wege gehen und dass die Digitalisierung hierzulande voranschreitet.

Die Entwicklung in den vergangenen Wochen ist beeindruckend: Innerhalb kürzester Zeit wurde eine technische Infrastruktur aufgebaut, mit der deutsche Büros digital arbeiten konnten. Es wurden VPN-Tunnel eingerichtet und die Internet-Kapazität vergrößert, Bürotelefone werden datenschutzkonform auf Handys umgeleitet und die unternehmensinterne Kommunikation erfolgt per Messenger-Dienst oder virtuellem Meeting. Plötzlich arbeitet Bürodeutschland digital!

Digital Workplace mit VPN Zugang

Auch die Grundeinstellung gegenüber der digitalen Transformation scheint positiv: In einer Umfrage des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (kurz Bitkom) gaben 90 Prozent der befragten Unternehmen an, die Digitalisierung eher als Chance zu sehen, nur fünf Prozent empfinden sie als Risiko. Bei 77 Prozent der Unternehmen wurde zudem schon eine Digitalstrategie entwickelt. Dieser Anteil ist jedoch stark von der Unternehmensgröße abhängig: Nahezu alle Unternehmen mit 2000 oder mehr Mitarbeitern haben bereits eine Strategie, während der Anteil bei kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich niedriger ist.

„Die Krise ist ein Weckruf, die Digitalisierung nun massiv voranzutreiben.", betont Bitkom-Präsident Achim Berg, "Jetzt heißt es, digitale Infrastruktur aufzubauen, Geschäftsprozesse umfassend zu digitalisieren und neue, digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln."2

Welche Bestandteile des Digital Workplace bleiben nach der Corona-Krise bestehen?

Unzählige Arbeitnehmer erleben also aktuell die digitale Transformation im High-Speed-Modus. Wo vorher Digitalisierung nur ein theoretisches Konzept und der Begriff agiles Arbeiten ein Fremdwort war, erleben die Mitarbeiter jetzt die Vorzüge neuer, digitaler Tools und Formen der Zusammenarbeit und überdenken eingefahrene, papierbasierte Prozesse. Was davon wird nach der Corona Krise beibehalten werden?

1. Homeoffice

Homeoffice in der Corona Krise

Mobiles und flexibles Arbeiten - vor allem von zu Hause - ist in der aktuellen Krise ein wichtiger Baustein des Digital Workplace. Obgleich die Situation mit paralleler Kinderbetreuung und Lehrer-Funktion für viele Arbeitnehmer eine extreme Belastung ist, zeigt sich, dass eine flexible Einteilung der Arbeitszeit durchaus für ein produktiveres Arbeiten sorgen kann. Einer Umfrage der DMEXCO3 zur Folge gehen daher auch 85 Prozent der Befragten davon aus, dass Homeoffice nach der Corona Krise deutlich mehr akzeptiert werden wird. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass Menschen soziale Wesen sind und dass eine übermäßige soziale Distanz ihrer Produktivität, Kreativität und Innovationsfähigkeit schadet. Es kommt also auf ein gesundes Gleichgewicht zwischen Homeoffice und Präsenztagen an.

2. Kollaboration und agiles Arbeiten

Aufgrund der Vielzahl an Mitarbeitern im Homeoffice sind Kommunikations- und Kollaborationstools in der Corona Zeit essenziell, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Agiles Arbeiten und ein gut ausgestatteter Digital Workplace stellen aber nicht nur in der derzeitigen Krisensituation einen Erfolgs- und Überlebensfaktor dar. Da die agile und flexible Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden und dezentralen Teams zu einer erhöhten Produktivität führt, denken 71 Prozent der Befragten der DMEXCO Umfrage, dass digitale Kommunikations- und Kollaborationstools in Zukunft eine immer wichtigere Rolle im Arbeitsalltag spielen werden.

3. Virtuelle Meetings

Als im ersten Schritt der Covid-19 Welle Großveranstaltungen abgesagt und Geschäftsreisen eingeschränkt wurden, hatte das nicht nur für die Reduzierung der Ansteckungsrate positive Auswirkungen: Musste man vorher zwei Mal fünf Stunden Fahrtzeit von Köln nach München für einen Geschäftstermin einplanen, sind es inzwischen ein paar Sekunden, bis sich das Videokonferenz-Fenster am PC öffnet. Geografische Distanzen sind so auf ein Minimum geschrumpft, und auch die Umwelt freut sich über den reduzierten CO²-Ausstoß. Insbesondere aufgrund der Zeitersparnis gehen 70 Prozent der Digitalentscheider davon aus, dass Meetings und Konferenzen auch nach dem Ende der Corona Pandemie verstärkt online stattfinden werden.
Video Konferenz

4. Digitale Produkte und Lösungen

Unternehmen, die wesentliche Teile ihrer Produkte und Lösungen digitalisiert haben, trifft die Corona Krise offenbar weniger hart als ihre Konkurrenz. So profitieren beispielsweise lokale Unternehmen mit eigenem Online-Shop oder appbasiertem Lieferdienst ebenso wie Unternehmen, die mit ihrer Cloud-Transformation weit fortgeschritten sind und jetzt aufgrund rückläufiger Umsätze beziehungsweise Zugriffe vom On-Demand-Preismodell profitieren, da nur für wirklich genutzte IT-Kapazitäten gezahlt werden muss. Digitale Self Services wie Chatbots können sowohl Kunden als auch die eigenen Mitarbeiter bei standardisierten Fragen und Prozessen unterstützen und somit Serviceabteilungen oder beispielsweise die HR-Abteilung entlasten.
Dass die Digitalisierung entscheidende Vorteile bringen kann, sehen jetzt auch Unternehmen, die die digitale Transformation bisher eher skeptisch betrachtet haben. Daher sind sich 70 Prozent der Befragten in der DMEXCO Umfrage auch einig, dass die Pandemie das Tempo der digitalen Transformation beschleunigen wird.
Ergebnisse der Umfrage zum Digital Workplace

Der Digital Workplace ist mehr als Homeoffice und Videokonferenzen

In der aktuellen Krisensituation werden Kollaborationstools, wie zum Beispiel Microsoft Teams, in erster Linie für Video-Calls und als zentrale Datenablage genutzt, damit die Kommunikation sichergestellt ist und jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle erforderlichen Informationen, Dateien und Daten hat. Die IT-Systeme kümmern sich zunächst darum, dass der Download größerer Dateien sowie Konferenzen mit mehreren hundert Teilnehmern keine Probleme darstellen. Sobald die Krise überwunden ist, gehört aber noch mehr dazu: Der Grundgedanke des Digital Workplace ist es, alle technischen Möglichkeiten auszuschöpfen, um die Beschäftigten bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Unternehmen sollten sich also darüber hinaus mit modernen Arbeitsmethoden und technischen Möglichkeiten auseinandersetzen. Das betont auch Nils Britze, Leiter für digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom: "Man muss Prozesse hinterfragen und anpassen, um den vollen Nutzen digitaler Technologie zu bekommen."4 Es reiche nicht aus alte Arbeitsabläufe schlichtweg zu digitalisieren. Dann habe man am Ende einen schlechten digitalen Prozess und keinerlei Wertschöpfung durch die Digitalisierung.

Fazit: Die Erfahrungen während der Corona-Krise werden zu einer nachhaltigen Weiterentwicklung und Etablierung digitaler Arbeitsplätze führen

Die Corona Krise zeigt einerseits, wo die Digitalisierung verschlafen wurde und andererseits, dass digitale Lösungen im Arbeitsalltag sehr gut funktionieren können. Auf Basis dieser Erfahrungen entscheiden sich schon jetzt viele Unternehmen dafür, in digitale Technologien zu investieren. Sie wollen sich auf die Zukunft bestmöglich vorbereiten und für die nächste Krise gewappnet sein. Hierbei ist es entscheidend, ein klares Digitalkonzept zu entwickeln, um nicht einzelne, parallellaufende Insellösungen, sondern einen ganzheitlich Digital Workplace Gedanken zu etablieren und in die Unternehmenskultur zu integrieren. Intranet-Lösungen beispielsweise bieten intuitiv bedienbare Plattformen für Inhalte und Applikationen und sind effektive Motoren für Kommunikation, Kollaboration und Innovation in Organisationen.

Nutzen Sie die Erfahrungen während der Corona-Krise und etablieren Sie das Arbeiten im Digital Workplace. Wir braten Sie gerne bei der Umsetzung ihrer Ideen und der Einführung neuer Technologien!

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