Wir beschäftigen uns seit Jahren mit den Themen Intranet, Mitarbeiterportale und Social Collaboration. Zum Start ins neue Jahr will ich einmal einen Ausblick in die Zukunft wagen. Unsere Projekt und Makrtübersicht ergeben folgende Aspekte, welche ich in Zukunft wichtig für alle Entwicklungen im Bereich Intranet halte.
Es wird aus meiner Sicht nicht darum gehen, das große allumfassende Intranet, die eierlegende Wollmilchsau, zu etablieren. Es gibt nicht die „eine“ technische Lösung, die alle Anforderungen in einem Unternehmen heute oder in Zukunft abdecken wird. Dafür sind Anforderungen, existierende Systeme und Rahmenbedingungen (intern wie extern), welche sich sehr schnell ändern können, viel zu heterogen. Vielmehr sehe ich die folgende Aspekte im Fokus der Weiterentwicklung der Intranet-Lösungen.
Single-point-of-entry
Es wird weiterhin in allen Unternehmen verschiedene technische Systeme für unterschiedliche Anwendungsfälle geben. Dies sind teils historisch gewachsen und haben aber auch durchaus ihre Daseinsberechtigung, weil Spezialsysteme bestimmte Anforderungen einfach ideal abbilden und in bestehende Backend-Systeme integriert sind. Aus diesem Grund muss es einen Single-point-of-entry geben, der jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten und wichtigen Informationen und Systeme zur Verfügung stellt. Es muss eine zentrale Anlaufstelle geben, wo der Mitarbeiter alles findet, was er für seine tägliche Arbeit benötigt. Im Umkehrschluss ergibt sich daraus dann auch die Möglichkeit, alle Mitarbeiter erreichen zu können.
Mitarbeiter definieren die Anforderungen
Dieser Ansatz zeigt schon, dass man die Anforderungen an Mitarbeiterportale nicht mehr Top-Down definiert, sondern hierbei einen Perspektivwechsel vollziehen muss. Was benötigt eine bestimmte Mitarbeitergruppe an Informationen und Systemen? Das wissen die Mitarbeiter selbst viel besser als ein Projektteam. Anforderungen müssen aus der Sicht der späteren Nutzer definiert werden. In eCommerce Projekten ist dies schon lange Standard und muss auch in internen Projekten Standard werden.
Mobiles Intranet und die Cloud
Um wirklich alle Mitarbeiter in ihren unterschiedlichen täglichen Arbeitssituationen zu erreichen, müssen die relevanten Informationen und Themen auch mobil zur Verfügung gestellt werden. Somit erreicht man nicht nur die Wissensarbeiter in ihren Büros, sondern auch die Mitarbeiter in der Produktion oder im Vertrieb oder anderen Tätigkeiten, die keinen Computerarbeitsplatz zur Verfügung haben. Außerdem wird es unabhängig von der Anwendung eine immer stärkere Verlagerung von Systemen in die Cloud geben. Dies vereinfacht und optimiert Skalierbarkeit, Performance und den Betrieb. Die Cloud ist nicht mehr so „böse“, wie vielerorts angenommen.
Social Intranet
Durch Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten steigt auch die Notwendigkeit der Nutzung von Social Features. Ich möchte auf meinem SmartPhone keine komplizierte Oberfläche eines Systems oder einer Textverarbeitung öffnen, um an bestimmten Themen mitzuarbeiten. Vielmehr kann ich auch durch Social Features, wie Kommentieren oder Liken, schnell und einfach Input und Feedback geben und alle beteligten Personen informieren. Richtig eingesetzt kann hierdurch die Anzahl der Emails reduziert werden und die Mitarbeiter können sich auf die wesentliche Aspekte ihrer Arbeit fokussieren.
Fazit
Alle diese Bausteine können nur funktionieren, wenn die Einführung aller neuen Möglichkeiten und Nutzungen sauber begleitet wird. Durch frühzeitige Einbindung der Zielgruppen/Mitarbeiter kann der Mehrwert in der Nutzung direkt vermittelt werden. Außerdem wird durch begleitende kommunikative Maßnahmen auch die Aufmerksamkeit erhöht.
Ich glaube, dass viele Unternehmen für 2018 auf dem richtigen Weg sind, eine ausgewogene Mischung der verschiedenen Aspekte zu erreichen, um erfolgreich für die Zukunft der Digitalisierung gewappnet zu sein.
In diesem Sinne wünsche ich allen Lesern einen guten Start in 2018. Wir von empulse unterstützen Sie auch gerne bei allen Fragen rund um das Thema. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
Ihr Andreas Schönberg
